Mimo trwającej pandemii Urząd Stanu Cywilnego na bieżąco realizuje sprawy związane m.in. z urodzeniami, zgonami, małżeństwami. W tym czasie znacząco wzrosła w USC liczba spraw załatwianych drogą elektroniczną.
Mimo pandemii i związanych z nią ograniczeń w funkcjonowaniu administracji, w częstochowskim Urzędzie Stanu Cywilnego można załatwiać wszystkie kategorie spraw. W celu zwiększenia bezpieczeństwa interesantów i pracowników, nieco zmieniona pozostaje forma obsługi, jednak realizacja spraw odbywa się terminowo.
Najmniej, jeżeli chodzi o obsługę zmieniło się w zakresie rejestracji zgonów. Sprawy te są załatwiane jedynie w innym pokoju (wejście od strony ul. Focha). Obsługa odbywa się na dwóch stanowiskach równocześnie, a w sytuacji większej liczby interesantów, najczęściej w poniedziałki, uruchamiane są dodatkowe stanowiska, tak aby skrócić czas oczekiwania w tym trudnym dla rodzin momencie. Jeśli to tylko możliwe klienci zgłaszający zgony otrzymują równocześnie dodatkowe dokumenty potrzebne im do załatwiania w ZUS lub KRUS zasiłku pogrzebowego.
Rejestracja urodzeń także odbywa się niezwłocznie po wpłynięciu ze szpitali kart urodzeń dzieci (proces odbywa się automatycznie a rodzice dostają pocztą odpis aktu urodzenia oraz zaświadczenia o zameldowaniu i nadaniu numeru PESEL). Rodzice muszą pojawić się w Urzędzie, po wcześniejszym umówieniu telefonicznym, tylko wówczas gdy dziecko nie pochodzi z małżeństwa i powstaje konieczność przeprowadzenia procedury uznania ojcostwa dziecka przed kierownikiem USC.
Referat ds. rejestracji małżeństw USC przyjmuje pary chętne do zawarcia małżeństwa po telefonicznym umówieniu, a śluby cywilne cały czas się odbywają, z 20-osobowym limitem uczestników, dla konieczności zachowania dystansu społecznego.
Najczęściej realizowaną usługą USC jest wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego. Żeby uzyskać odpis trzeba złożyć wniosek w punkcie kancelaryjnym budynku UM przy ul. Waszyngtona 5 (dawny BGŻ), wysłać wniosek pocztą (na adres USC) lub poprzez ePUAP. Zanim jednak wybierzemy, którąś z powyższych form, warto wcześniej zadzwonić pod numer 34 3707 589, aby uzyskać szczegółowe informacje, w tym o możliwych opłatach.
Dla porównania - w czerwcu 2019 r. USC obsłużyło 873 osoby w zakresie wydania odpisów aktów stanu cywilnego, a w czerwcu tego roku, mimo ograniczeń wywołanych pandemią, poprzez system telefonicznego umawiania wizyt przyjęto – w celu wydania przygotowanego już odpisu - blisko połowę tej liczby osób. Sprawy pozostałych 400 osób załatwiono drogą korespondencyjną wysy łając im odpisy pocztą poleconą. Porównując dane z lipca i sierpnia 2019 r. kiedy USC obsługiwało miesięcznie średnio 1100 interesantów składających wnioski o odpisy, w tym roku, w lipcu i sierpniu pracownicy przyjęli prawie połowę tej liczby umówionych klientów, a średnio 350 spraw w ciągu miesiąca załatwiali drogą pocztową.
W czasie pandemii lawinowo wzrosła w USC liczba spraw załatwianych za pośrednictwem platformy ePUAP, z wykorzystaniem podpisu zaufanego. O ile przed pandemią miesięcznie do USC wpływało kilka wniosków o wydanie odpisów i kilkanaście zgłoszeń urodzenia dziecka, to obecnie, miesięcznie, wpływa ich kilkaset i ich ilość systematycznie rośnie. Dla przykładu: w marcu, już po ogłoszeniu pandemii, wpłynęło do USC 119 pism elektronicznych, a w lipcu już 295 różnego rodzaju wniosków.
