Urząd Miasta Częstochowy utrzymał ważność certyfikatu ISO nadanego przez Polskie Centrum Badań i Certyfikacji. W przeprowadzonym audicie dobrze oceniono podejmowane działania i skuteczność systemu zarządzania magistratu w sytuacji obecnego kryzysu, wywołanego epidemią.
Częstochowski magistrat posługuje się certyfikatem zgodnym z normą PN-EN ISO 9001:2015-10, która określa wymagania, jakie powinien spełniać system zarządzania jakością w danej organizacji. ISO 9001 to standard akceptowany i rozpoznawany na całym świecie, którego posiadanie jest potwierdzeniem wiarygodności urzędu, firmy lub instytucji w oczach potencjalnych partnerów, klientów czy organizacji finansowych.
W raporcie z auditu pozytywnie oceniono dokonywanie przez władze miasta bieżącej analizy zagrożeń wywołanych pandemią Covid-19 oraz dostosowywanie pracy i funkcjonowania poszczególnych wydziałów Urzędu Miasta do aktualnej sytuacji, z uwzględnieniem potrzeb i zainteresowania klientów. Auditorzy docenili też podejmowanie działań zmierzających do minimalizacji zagrożeń dla zdrowia publicznego, jakie niesie pandemia Covid 19.
Pozytywnie oceniono zaangażowanie prezydenta miasta oraz kierownictwa UM w sprawne zarządzanie miastem, skierowane m.in. w sferę działań gospodarczych, profilaktycznych, zdrowia i bezpieczeństwa mieszkańców oraz turystów.
Podkreślona została konsekwentna realizacja przyjętej Strategii Rozwoju Miasta wraz z celami operacyjnymi i zadaniami realizowanymi przez wydziały Urzędu Miasta. Według oceny auditorów Zintegrowany System Zarządzania wdrożony w UM jest sprawdzonym narzędziem także w sytuacjach kryzysowych, jaką jest obecnie pandemia.
Na podstawie zebranych dowodów stwierdzono, że organizacja określiła i zapewniła zasoby oraz środowisko potrzebne do utrzymywania i doskonalenia systemu zarządzania jakością.
Odnotowano m.in. zaangażowanie pracowników Biura Obsługi Interesantów Wydziału Nadzoru i Administracji w terminową realizację zadań, wiedzę merytoryczną i zaangażowanie Pełnomocniczki Prezydenta ds. Równych Szans oraz konsekwentne działania w zakresie inicjatyw i programów na rzecz równego traktowania. Urząd Miasta wdrożył i nadzoruje procesy potrzebne do spełnienia wymagań dotyczących dostarczania wyrobów i usług.
Wysoko oceniono pracę kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w obszarze proklienckiego podejścia do interesanta i doskonalenia jakości obsługi. Podkreślono sprawne wydawanie aktów i odpisów aktów stanu cywilnego, co ma duży wpływ na satysfakcję klienta, szczególnie w trudnym dla wszystkich czasie pandemii Covid-19. Potwierdzono dobrą praktykę USC dotyczącą „Rejestracji spraw stanu cywilnego - realizacji zadań zleconych z zakresu administracji rządowej” w ramach przedsięwzięcia benchmarkingowego. Urząd Stanu Cywilnego w Częstochowie jest też liderem procesu masowej migracji papierowych aktów stanu cywilnego do Systemu Rejestrów Państwowych.
Doceniona została aktywność i zaangażowanie kierownictwa i pracowników Wydziału Zdrowia, a także Wydziału Zarządzania Kryzysowego, Ochrony Ludności i Spraw Obronnych UM w sprawną organizację, zarządzanie i współpracę z innymi podmiotami, skierowaną na minimalizację zagrożeń zdrowotnych i społecznych, jakie niesie zakażenie koronawirusem.
Podkreślono eksperckie podejście do spraw Systemu Zarządzania Jakością pełnomocnika ds. ISO oraz osób odpowiedzialnych za funkcjonowanie Zintegrowanego Systemu Zarządzania,
Zdaniem Polskiego Centrum Badań i Certyfikacji w czasie auditu Urząd Miasta przedstawił dowody skutecznego funkcjonowania, utrzymywania i doskonalenia systemu zarządzania, dzięki czemu certyfikacja ISO została potwierdzona.
